ASSISTANT.E COLLECTE ET ADMINISTATIF.VE

L’assistant.e collecte et administratif.ve vient en appui à la gestion des dons et la gestion des relations avec les donateurs. Il/elle accueille également le public, gère les services généraux et prend en charge les activités administratives associées au bon déroulement des directions.

Tâches et responsabilités

A- EN LIEN AVEC LE SERVICE COLLECTE (environ 70%)

• Gestion des relations donateurs : gestion du courrier entrant, des envois de courrier, des boîtes mail et des appels téléphoniques
• Traitement des dons ponctuels, des dons par carte bancaire et des dons réguliers et mise à jour de la base de données
• Gestion des extractions liées au marketing direct et extractions diverses
• Gestion des reçus fiscaux : réalisation du rapprochement bancaire en lien avec le service comptable, émission et envoi des reçus fiscaux
• Mise à jour des tableaux d’indicateurs
• Mise en place de nouveaux parrainages : enregistrement en base, envoi de documentation, affectation aux bénévoles
• Autres responsabilités : gestion des stocks, mise à jour des procédures, gestion des relations prestataires, appui aux bénévoles

B- EN LIEN AVEC L’ACCUEIL, LES SERVICES GENERAUX ET L’INFORMATIQUE (environ 30%)

• Accueil téléphonique et physique du public
• Gestion du courrier
• Gestion des services généraux et logistique : commandes de fournitures, mise à jour des inventaires, gestion de la relation avec les prestataires, organisation des déplacements professionnels des collaborateurs.trices, appui à l’organisation logistique d’évènements, …
• Gestion administrative : réalisation des démarches administratives auprès des instances diplomatiques, mise à jour des répertoires de l’association
• Gestion du parc informatique : suivi des besoins d’achats informatiques et de la mise en service des ordinateurs, organisation des régies informatiques

Relations : 

• Internes : rattachement hiérarchique à la Direction des RH, de l’administration et des finances pour les activités administratives et à la Responsable de la collecte pour les activités liées à la collecte. Liens de travail avec l’ensemble des salarié.e.s, les volontaires et les bénévoles du siège.
• Externes : les donateurs.trices, les parrain.e.s, fournisseurs, la Poste, les coursier.ère.s, …