ASSISTANTE DE DIRECTION - FONDATION CHANEL H/F

Dans le cadre de l’élargissement des fonctions de Direction, l’Assistante aura pour missions principales :

• L’assistanat classique de la Déléguée Générale : la gestion de son agenda, de ses mails, l’organisation de réunions, de conférences téléphoniques, la coordination des déplacements réguliers essentiellement à l’étranger, la préparation des notes de frais, les courriers, le filtrage des appels téléphoniques.
• La préparation et le suivi des différents dossiers en vue des réunions de gouvernance de la Fondation et des réunions internes. (Conseils d’administrations, Bureaux etc)
• La préparation des éléments de langage pour les actions de représentations externes en coordination avec le Responsable de la Communication et Outreach
• Un travail en coordination et organisation de réunions entre les membres de l’équipe et la Direction.
• Une assistance RH : organisation des entretiens annuels, règlement intérieur, congés, support aux recrutements et gestion des stagiaires
• Le classement et l’archivage (papier et électronique).
• Appui à la gestion administrative et financière de la Fondation (enregistrement des demandes, saisie des informations administratives, prestataires externes)
• La tenue et mises à jour de la base de données de contacts de la Fondation (CRM)
• L’office management du bureau : environ 10 personnes

Mission Sociale :

• Secrétariat et archivage physique et électronique des documents administratifs de la Fondation.
• Appui à la gestion administrative de la Fondation (enregistrement des demandes, saisie des informations administratives)
• Organisation des déplacements de l'équipe
• Préparation et organisation des réunions à la demande de la DG et des responsables de programme.
• Suivi de l'agenda de la Déléguée Générale et interface avec les interlocuteurs externes.
• Maintien du répertoire institutionnel de la Fondation (contacts internes et externes)

Mission interne :

• Appui technique à la mise en œuvre du plan de communication, en particulier la relation avec les prestataires et services d'appui internes.
• Organisation logistique des événements de communication interne de la Fondation en France.
• Maintien de la base de données de mécénat de compétences en relation avec les responsables de programmes.
• Organisation logistique des missions de mécénat de compétence à la demande des responsables de programmes.

Mission Corporate:

• Appui administratif à la gouvernance globale de la Fondation (convocations des Conseils d'administration, suivi des Bureaux etc.)