ASSISTANTE DE DIRECTION - FONDATION CHANEL H/F

Caractéristiques de l'offre

Niveau hiérarchique

Premier emploi

Secteur

  • Confection et mode

  • Commerce de détail

  • Articles de luxe et bijouterie

Type d’emploi

Temps plein

Foncti​ons

  • Administration

 

A propos de la structure

Créée en mai 2011, La Fondation d'Entreprise CHANEL soutient et accompagne des projets de développement en France et à l'international en vue d'améliorer la condition des femmes. Elle vise à promouvoir l'indépendance et le bien-être économique et social des femmes en développant et facilitant leur accès notamment à l'éducation, à la formation, à l'emploi, à la création d'entreprise, à la santé à la culture et au sport, tout en favorisant le travail en communauté et des initiatives durables sur le long terme. En 2019, l’équipe de la Fondation est composée de 13 membres, situés à Paris, Londres et New York.

Missions

Dans le cadre de l’élargissement des fonctions de Direction, l’Assistante aura pour missions principales :

  • L’assistanat classique de la Déléguée Générale : la gestion de son agenda, de ses mails, l’organisation de réunions, de conférences téléphoniques, la coordination des déplacements réguliers essentiellement à l’étranger, la préparation des notes de frais, les courriers, le filtrage des appels téléphoniques.
  • La préparation et le suivi des différents dossiers en vue des réunions de gouvernance de la Fondation et des réunions internes. (Conseils d’administrations, Bureaux etc)
  • La préparation des éléments de langage pour les actions de représentations externes en coordination avec le Responsable de la Communication et Outreach
  • Un travail en coordination et organisation de réunions entre les membres de l’équipe et la Direction.
  • Une assistance RH : organisation des entretiens annuels, règlement intérieur, congés, support aux recrutements et gestion des stagiaires
  • Le classement et l’archivage (papier et électronique).
  • Appui à la gestion administrative et financière de la Fondation (enregistrement des demandes, saisie des informations administratives, prestataires externes)
  • La tenue et mises à jour de la base de données de contacts de la Fondation (CRM)
  • L’office management du bureau : environ 10 personnes

Mission Sociale :

  • Secrétariat et archivage physique et électronique des documents administratifs de la Fondation.
  • Appui à la gestion administrative de la Fondation (enregistrement des demandes, saisie des informations administratives)
  • Organisation des déplacements de l'équipe
  • Préparation et organisation des réunions à la demande de la DG et des responsables de programme.
  • Suivi de l'agenda de la Déléguée Générale et interface avec les interlocuteurs externes.
  • Maintien du répertoire institutionnel de la Fondation (contacts internes et externes)

Mission interne :

  • Appui technique à la mise en œuvre du plan de communication, en particulier la relation avec les prestataires et services d'appui internes.
  • Organisation logistique des événements de communication interne de la Fondation en France.
  • Maintien de la base de données de mécénat de compétences en relation avec les responsables de programmes.
  • Organisation logistique des missions de mécénat de compétence à la demande des responsables de programmes.

Mission Corporate:

  • Appui administratif à la gouvernance globale de la Fondation (convocations des Conseils d'administration, suivi des Bureaux etc.)

Profil & Formations

De formation supérieure universitaire de type bac +4, vous justifiez d'une expérience professionnelle minimale de 5 ans au sein d'une entreprise ou d'une association/fondation avec un intérêt marqué pour le secteur du mécénat, de la solidarité ou de l'action sociale, en France ou à l'étranger. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et avez une attirance pour les outils numériques et intéractifs.

Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre sens de la diplomatie et votre aisance à échanger avec différents types d'interlocuteurs, à gérer les priorités et à anticiper les besoins. Vos capacités organisationnelles, vos qualités d'écoute et d'empathie ainsi que votre rigueur seront des atouts pour ce poste.

Vous parlez couramment Anglais et Français.

 

Ce site est réalisé grâce au mécénat de fondation sncf